Rijkswaterstaat leeft de aanbestedingsregels onvoldoende na. Dat schrijft de Algemene Rekenkamer in het ‘Verantwoordingsonderzoek Ministerie van IenW’, dat onderdeel is van het jaarverslag 2020. Het aantal fouten dat Rijkswaterstaat maakt bij aanbestedingen is toegenomen, maar anderzijds: bij de ‘kleine inkopen’ – twee jaar geleden nog als ‘onvolkomenheid’ geoormerkt – ziet de Algemene Rekenkamer structurele verbeteringen.
De beheersmaatregelen om de rechtmatigheid van inkopen te waarborgen, zijn volgens de Algemene Rekenkamer in de inkoopprocessen van Rijkswaterstaat op hoofdlijnen afdoende beschreven. “Deze maatregelen worden in de praktijk echter onvoldoende nageleefd. Zo zijn bijvoorbeeld de zogenoemde vaststelling-tot-wijzigingovereenkomsten foutgevoelig. Bovendien maakt Rijkswaterstaat fouten in het toepassen van de juiste aanbestedingsprocedure en schiet de onderbouwing van de financiële omvang en de toepassing van de gunningscriteria vaak tekort. Net als vorig jaar zien we ook dit jaar weer onrechtmatige verleningen van inhuuropdrachten via UBR/Inhuurdesk”, schrijft de Algemene Rekenkamer.
Oneigenlijk gebruik
Rijkswaterstaat kent een vereenvoudigd proces voor inkopen met een gering financieel belang. Het is bedoeld voor inkopen tot een bedrag van 15.000 euro. In dit vereenvoudigde proces zijn minder controlemaatregelen ingebouwd. Doel hiervan is om de administratieve lasten te beperken. “We zien dat dit proces oneigenlijk gebruikt wordt, bijvoorbeeld om buiten de raamovereenkomsten in te kopen of door inkopen van boven de 15.000 euro te knippen in meerdere kleinere inkopen. De inkoopdossiers zijn niet altijd volledig en daardoor moeilijk navolgbaar”, staat te lezen in het onderzoeksrapport.
Inkoopmonitor
Het ministerie van IenW controleert met behulp van de inkoopmonitor een aantal aspecten van inkopen, waaronder de naleving van de wet- en regelgeving voor aanbestedingen. Vorig jaar constateerde de Algemene Rekenkamer dat de inkoopmonitor van Rijkswaterstaat op onderdelen onvolledig is. Dit jaar is de monitor uitgebreid met de wijzigings- en verlengingscontracten, nadere overeenkomsten onder raamcontracten en ‘light’-inkopen en is voor inhuurcontracten een afzonderlijke inkoopmonitor gemaakt. Volgens de Algemene Rekenkamer gebruikt Rijkswaterstaat de inkoopmonitor echter nog onvoldoende om het inkoopproces waar nodig bij te sturen.
‘Bewerkelijk en arbeidsintensief’
Demissionair minister Cora van Nieuwenhuizen van IenW zegt in een reactie op het rapport zich grotendeels in de bevindingen van de Algemene Rekenkamer te herkennen. Volgens haar zijn die bevindingen ook al door de Auditdienst Rijk (ADR) geconstateerd. “Niettemin heeft Rijkswaterstaat in 2020 verdere aandacht besteed aan de wijze waarop de monitoring van de objectieve leverancierselectie en de inkoopprocedurekeuze meer structureel vorm kan krijgen, en wat hiervoor nodig is in termen van ICT-ondersteuning en werkwijze”, stelt de minister. “De aanpak is gericht op een periodieke structurele monitoring van de objectieve leverancierselectie en procedurekeuze voor alle inkoopdomeinen. Er zijn in SAP geautomatiseerde rapportages ontwikkeld die transparanter en beter reproduceerbaar zijn. De analyse blijft niettemin bewerkelijk en arbeidsintensief.”
‘Inkoopproces verder verbeteren’
Wat in 2019 nog ontbrak in de Rijkswaterstaatbrede inkoopmonitor, is volgens Van Nieuwenhuizen als volgt opgelost: de wijzigings- en verlengingscontracten en nadere overeenkomsten zijn in de monitor 2020 meegenomen, en met betrekking tot de inhuurcontracten is een afzonderlijke monitor ontwikkeld. En ook de light inkopen worden vanaf 2020 integraal gemonitord. “Uit de interne monitoring van Rijkswaterstaat blijkt dat het onjuist toepassen van de aanbestedingsprocedure zich in belangrijke mate richt op de kleinere inkopen”, stelt de minister. “Dat wordt bevestigd door de ADR. Rijkswaterstaat zet erop in om het inkoopproces verder te verbeteren, o.a. door tijdiger inschakeling van inkoopspecialisten door de interne opdrachtgevers bij de inkooptrajecten, het meer gezamenlijk optrekken van de verschillende inkooporganisaties binnen Rijkswaterstaat om te leren van elkaar en de juiste en aantoonbare naleving van de afgesproken procedures, waaronder mandaatadviezen in die gevallen waar nodig. Ook kunnen aan de meer kwantitatieve insteek van de inkoopmonitor meer kwalitatieve elementen worden toegevoegd. Tevens vraagt de volledigheid en juistheid van het inkoopdossier extra aandacht.”
Verbeteracties n.a.v. integriteitsincident
Waar het vereenvoudigd proces voor inkopen tot een bedrag van 15.000 euro werkelijk wordt toegepast op de kleinere inkopen, daar is de Rekenkamer tevreden over de stappen die zijn gezet. De minister meldde twee jaar geleden een integriteitsincident bij Rijkswaterstaat aan de Tweede Kamer. Naar aanleiding daarvan heeft zij een onderzoek laten uitvoeren en zijn eind 2019 de geadviseerde verbeteracties in gang gezet. Een daarvan is de invoering van een naam-rekeningnummercontrole. “Wij constateren dat in 2020 verder uitvoering is gegeven aan de maatregelen die in 2019 zijn genomen om het vereenvoudigd proces van de kleine inkopen beter te beheersen. Tevens is de door de minister toegezegde evaluatie over de maatregelen nagekomen met een audit. Uit deze audit blijkt dat de aanbevolen verbeteracties zijn opgevolgd. Het ministerie heeft daarmee deze onvolkomenheid opgelost”, concludeert de Algemene Rekenkamer.
Lees meer infra nieuws of bekijk onze andere platformen voor industrie nieuws of water nieuws uit de watersector.
